11 maneras de comunicarse para que los empleados entiendan sus beneficios

Aquí se explica cómo compartir información útil que involucre a los empleados

Dado que su empresa gasta mucho tiempo y dinero en beneficios, tiene grandes expectativas de que los empleados comprendan lo que reciben y tomen decisiones inteligentes sobre cómo usar los beneficios.

Pero, a pesar de sus mejores esfuerzos, eso no siempre sucede. Los empleados están ocupados. Están distraídos Y no siempre prestan atención.

Además, debido a que su empresa ofrece una variedad de beneficios, y debido a que muchos de ellos son tan complejos, es aún más importante que se comunique de manera efectiva.

Los resultados: la mayoría de los empleados dicen que la comunicación de recursos humanos no los prepara para tomar decisiones inteligentes sobre el pago, los beneficios y la gestión del rendimiento. De hecho, la investigación de mi empresa encuentra que solo el 30% de los empleados están contentos con la comunicación que reciben (el 50 por ciento son indiferentes). Más importante aún, menos del 25% de los empleados sienten que la comunicación les da el conocimiento que necesitan para tomar decisiones o tomar medidas.

Afortunadamente, el remedio es simple: cambie la forma en que se comunica. Aquí hay 11 formas de mejorar drásticamente la comunicación de beneficios:

1. Establezca objetivos para lo que necesita lograr. Todo esfuerzo de comunicación debe comenzar con el fin en mente: estableciendo objetivos para lo que desea lograr. Esto es especialmente cierto cuando se comunican beneficios.

¿Por qué? Debido a que a menudo hay acciones que necesita que los empleados tomen para determinar si sus beneficios tienen éxito o no. La idea, por supuesto, es asegurarse de diseñar la comunicación para apoyar esas acciones.

Aquí hay tres objetivos de muestra:

Aumentar la participación en el programa de discapacidad a largo plazo.
Influir en los empleados para que se inscriban en los beneficios durante todo el período de inscripción; no espere hasta los últimos dos o tres días para hacerlo.
Aliente a un porcentaje de empleados a cambiar del plan PPO “preferido” (más opciones, más premium) al plan “selecto” (menos opciones, menos premium).

2. Comprenda lo que los empleados saben y lo que necesitan. “Conocer a tu audiencia” no es un concepto nuevo; Incluso los estudiantes principiantes de marketing aprenden que la forma más efectiva de llegar a las personas, y motivarlas a tomar medidas, es comprender quiénes son y qué necesitan.

Sin embargo, evaluar a los empleados es un paso que a menudo se omite en la comunicación de recursos humanos. Nos sumergimos en la creación de comunicación sin pensar en las personas para las que lo estamos creando. Peor aún, asumimos que los empleados son como nosotros, dando por sentado que las formas en que nos gusta comunicarnos funcionarán igualmente bien para los empleados en una variedad de trabajos, geografías y funciones.

¿Cómo puede asegurarse de conocer realmente a la audiencia de sus empleados? 2 maneras:

Comience analizando la demografía de los empleados.
Realice investigaciones cualitativas, como grupos focales, para explorar las necesidades y preferencias de comunicación. La demografía le ayuda a saber quiénes son sus empleados. Una vez que lo haga, para realmente meterse en la mente de los empleados, debe ir más allá y hablar con ellos. ¿La mejor manera de hacerlo? Realizar grupos focales. Esta investigación le ayuda a descubrir qué tan bien los empleados comprenden sus beneficios actuales, las percepciones sobre el valor de los beneficios y lo que los empleados necesitan saber, y cómo les gustaría recibir comunicación.

3. Indique el “por qué” detrás de los cambios en los beneficios. Comience con su enfoque general de los beneficios. ¿Por qué su empresa ofrece beneficios? ¿Cómo se compara el paquete con la competencia? Responda estas preguntas para sus empleados. Luego comparta el razonamiento detrás de las decisiones. Los cambios son, los líderes consideraron mucho los cambios en los beneficios, analizaron los datos y tomaron decisiones estratégicas basadas en el análisis de costo-beneficio. Guie a los empleados a través de ese proceso.

4. Use la pirámide invertida para organizar la información. Esta estructura de mensaje clásico pone primero la información más relevante y guarda los detalles para bajarlos en el mensaje. Y funciona para cualquier tipo de comunicación, desde correo electrónico hasta paquetes de inscripción y reuniones de beneficios.

5. Concéntrese en lo que los empleados deben hacer. En estos tiempos de sobrecarga de información, los empleados quieren que usted vaya directamente al grano y les diga qué acción se requiere. Sea claro, con contenido como: “Cinco decisiones que debe tomar” y “Un proceso de tres pasos para elegir sus beneficios”.

6. Sé visual. En lugar de una copia narrativa larga, divida el contenido en segmentos fácilmente escaneables. Por ejemplo, cree una tabla que capture los cambios clave en los beneficios de este año. O agregue una barra lateral con una lista de verificación de elementos de decisión. Y siempre que sea posible, use iconos, fotos o bocetos para ilustrar sus puntos.

7. No endulces. Comunicar los beneficios es a menudo una mala noticia, una propuesta de malas noticias. A veces los costos aumentan; otras veces se eliminan los beneficios. Para mantener la credibilidad, es importante comunicarse honestamente. Dígales a los empleados por qué se realizó un cambio, cómo se administraron los costos y cómo pueden elegir y gastar sabiamente.

8. Pero no tengas miedo de celebrar las cosas buenas. Use la comunicación para recordar a los empleados los beneficios diseñados para mejorar sus vidas (por ejemplo, tarjetas de débito de cuentas de gastos flexibles, atención preventiva, membresías de descuento en gimnasios y asesoramiento financiero gratuito).

9. Proporcionar ayuda. Incluya sugerencias, consejos y preguntas y respuestas que ayudarán a los empleados a ser consumidores más inteligentes y vivir más saludables. Algunos ejemplos de temas orientados al servicio que puede integrar en sus comunicaciones:

  • Cómo determinar si está ahorrando lo suficiente para la jubilación.
  • Formas de bajo impacto para hacer más ejercicio.
  • Cómo ahorré $ 300 en mis recetas.
  • 7 principales descuentos ofrecidos por el plan médico de la compañía.

10. Maneja el tiempo sabiamente. Cuando se trata de la comunicación de beneficios, los Rolling Stones se equivocaron: el tiempo definitivamente no está de su lado. De hecho, el tiempo es uno de los aspectos más difíciles de comunicar los beneficios.

No existe una regla estricta para administrar el tiempo de manera inteligente. En cambio, en cada situación, trabaje para administrar el equilibrio correcto:

  • Permita suficiente tiempo para que los empleados comprendan un cambio que se avecina, para que puedan acostumbrarse a él.
  • Avise a los empleados cuando algo viene. (“El próximo mes es cuando comienza la inscripción”).
  • Sea lo más “justo a tiempo” posible, para que los empleados tengan la información justo antes de que tengan que tomar medidas.
  • Proporcione “recordatorios amistosos”: mensajes cortos que no abruman ni molesten, pero que den un pequeño empujón para comenzar.

11. Use herramientas para lo que hacen mejor.

Cuando se trata de comunicación de beneficios, no use el correo electrónico para todo. El correo electrónico es ideal para recordatorios oportunos. Y para listas de verificación rápidas. Y para proporcionar enlaces útiles a la información disponible en un sitio web.

Pero el correo electrónico no es tan efectivo como otros canales de comunicación para transmitir información compleja. Por ejemplo, hay excelentes aplicaciones o herramientas web disponibles que ayudan a los empleados a ingresar datos personalizados y calcular las mejores opciones para ellos. Y los carteles y postales siguen siendo valiosos para proporcionar información importante de un vistazo.

Y aquí hay algo que puede sorprenderle: una de las herramientas más efectivas para comunicar los beneficios sigue siendo, después de todos estos años, una publicación impresa. Ya sea un breve folleto, un boletín de cuatro páginas o un folleto completo, la impresión se ajusta a la factura de:

  • Compilar todos los hechos que los empleados necesitan para comprender los beneficios y tomar decisiones.
  • Incluyendo gráficos, tablas y otras formas de comparar información.
  • Trayendo beneficios a la vida a través de ejemplos.
  • Permitir a los empleados compartir información con otras personas importantes (ya que muchas decisiones de beneficios aún se toman en casa en la mesa de la cocina).

¡Ahí tienes! Comunicar los beneficios sigue siendo mucho trabajo, pero el enfoque correcto puede prepararlo a usted y a sus empleados para el éxito.

Fuente: inc.com