7 mitos que hacen que las empresas sean totalmente dependientes de sus dueños

En mi experiencia, uno de los errores más grandes que veo que comete como emprendedor o propietario de un nuevo negocio es crear un negocio que dependa totalmente de usted.

Eso significa que usted es el único que sabe cómo funciona el negocio, toma todas las decisiones y el progreso se detiene cuando no está. Eso puede tener sentido el primer día, pero lo matará a usted y al negocio con el tiempo.

La alternativa es crear sistemas y procesos, comenzando antes de que llegue el primer cliente y proporcionando los recursos, la documentación y la capacitación a cada miembro del equipo a medida que se incorporan. Esto puede parecer obvio, pero encuentro que la mayoría de los propietarios dejan que el tiempo y mil otras distracciones de inicio se interpongan en su camino. Además, han escuchado que todos los mitos de la sistematización salieron mal.

Por lo tanto, me complació ver un nuevo libro, “SYSTEMology”, de David Jenyns, quien fue capacitado por el maestro en estrategia empresarial, Michael E. Gerber. En su libro, Jenyns proporciona una guía paso a paso para sistematizar su negocio que es poderosa, práctica y simple.

También desacredita los siete mitos más comunes que escucho, que impiden que muchos propietarios aborden esta tarea crítica:

1. Toda empresa necesita cientos de sistemas para comenzar.

La realidad es que solo hay unos pocos procesos que son clave para todas las pequeñas empresas, como la venta, la entrega y el soporte para su solución principal. Recuerde la regla 80/20 para mantener claras sus prioridades. Al definir algunos procesos clave, encontrará que tiene un negocio que se puede escalar.

2. Solo el propietario de la empresa puede crear procesos.

De hecho, es posible que usted, como propietario, ni siquiera sea la mejor persona para el trabajo. Demasiados propietarios son microgestores y se muestran reacios a delegar. Toda empresa necesita un equipo con una variedad de habilidades para prosperar, por lo que su enfoque debe estar primero en formar el equipo adecuado. Por asignación, pueden crear los procesos.

3. La creación de sistemas consume tiempo y energía.

Al extraer los datos del sistema necesarios de las personas responsables y experimentadas de su equipo, es más probable que lo haga bien la primera vez y también minimice el tiempo de aprendizaje y pensamiento que tendría que invertir. Al menos si trabajan juntos en equipos de dos personas, solo tomará la mitad de tiempo.

4. Los sistemas requieren software costoso y complejo.

En realidad, el mejor enfoque es siempre mantenerlo simple. No se deje engañar por el viejo argumento de venta de software de que más funciones (que no necesita ahora) lo mejoran. Comience con las herramientas menos complejas para organizarse, entendiendo que pueden actualizarse a medida que sus necesidades crezcan y la tecnología cambie.

5. Su equipo ignorará los sistemas ya implementados.

Las personas odian los sistemas complejos que no comprenden y encontrarán la manera de evitarlos. Esta es una razón de más para mantener las cosas simples y bien integradas. La integración es la clave para proporcionar valor real a su negocio a medida que crece, así como al equipo. Administre a través de los sistemas y todos ganan.

6. Los procesos y la automatización destruyen la creatividad.

No obtendrá mucha creatividad de un equipo de personas con exceso de trabajo que intentan manejar manualmente más casos. Los buenos sistemas les darán el espacio para mirar hacia el futuro e inspirarlos a escalar el negocio. Necesita esa creatividad para abordar nuevas oportunidades de crecimiento, no encontrar más formas de hacer lo mismo.

7. Los sistemas no se amortizan hasta que se optimizan.

La optimización de los procesos siempre tiene valor, pero no la convierta en su máxima prioridad. Proporcionar consistencia y mensurabilidad es la principal contribución de un buen proceso, por lo que no necesita la perfección. Cree un panel para medir el rendimiento y escuche las necesidades de la empresa para conocer los nuevos requisitos.

Algunas empresas de franquicias, como McDonald’s, han llevado su sistematización al nivel olímpico como clave para su competitividad en un mercado altamente saturado. A menos que esté en un dominio similar, sugiero que no necesita sistemas perfectos para prosperar.

El verdadero desafío para todas las empresas es mantenerse al día con los cambios en el mercado y mantener el crecimiento a través de clientes nuevos y habituales. Ignore los mitos que a menudo se asocian con los procesos y la sistematización, para permitir que estos le brinden el tiempo y la energía para concentrarse en la construcción de su negocio, en lugar de las operaciones diarias y la supervivencia.