“La flexibilidad puede ser excelente en teoría, pero simplemente no funciona para nosotros”.

Literalmente hemos escuchado esta declaración cientos de veces a lo largo de los años. No importa de qué industria estemos hablando, ya sea tecnología, gobierno, finanzas, salud o pequeñas empresas, lo hemos escuchado. Siempre hay alguien que trabaja desde la premisa de que “no hay forma de que las políticas laborales flexibles funcionen en nuestra organización”.

En realidad, las políticas de trabajo flexible pueden funcionar en  cualquier  industria. Los últimos doce meses de la pandemia lo han demostrado. De hecho, un reciente Harvard Business School Online estudio mostró que la mayoría de los profesionales se han destacado en sus puestos de trabajo mientras se trabaja desde su casa, y el 81%, o bien no quieren volver a la oficina o elegirían un horario híbrido posterior a la pandemia. Sin embargo, es importante reconocer que la flexibilidad no siempre se ve igual: una talla definitivamente no sirve para todos.

El mito de las cinco C

Quizás se esté preguntando: “Si puede reclutar a los mejores candidatos, aumentar sus tasas de retención, mejorar sus ganancias y promover la innovación mediante la incorporación de una iniciativa relativamente simple y económica, ¿por qué más organizaciones no han desarrollado políticas flexibles?” Esta pregunta será aún más difícil de ignorar para las organizaciones después de haber experimentado un caso de prueba tan crítico durante la pandemia de Covid-19.

Creemos que el miedo ha creado obstáculos para muchas organizaciones cuando se trata de flexibilidad. Las empresas se congelan por el miedo o se centran en el miedo. Es el enfoque lo que puede ayudar a las empresas a pivotar durante tiempos difíciles. En los años que hemos estado trabajando con empresas sobre flexibilidad, hemos escuchado innumerables excusas y mitos de por qué no han implementado una política flexible. De hecho, la Diversity & Flexibility Alliance ha reducido estos mitos al miedo a perder las 5 C:

  1. Pérdida de control
  2. Pérdida de cultura
  3. Pérdida de colaboración
  4. Pérdida de contribución
  5. Pérdida de conexión

Abordar los miedos

Mito # 1: Pérdida de control

Los ejecutivos a menudo están preocupados de abrir la caja de Pandora y sentar un precedente peligroso si permiten que algunos empleados trabajen de manera flexible. Les preocupa que si dejan que algunos empleados trabajen desde casa, la oficina siempre estará vacía y nadie estará trabajando. La respuesta a esto es  estructura  y  claridad.  Prácticamente podemos garantizar que cualquier organización que diseñe e implemente correctamente su política de flexibilidad no perderá nada.

Para mantener el control y el buen funcionamiento de su organización, es imperativo que establezca estándares y los comunique claramente. Las organizaciones deben proporcionar pautas claras sobre los tipos de flexibilidad ofrecidos (por ejemplo, trabajo remoto, horas reducidas, horarios asincrónicos, trabajo compartido y / o semanas de trabajo comprimidas) y crear un proceso de aprobación centralizado para la flexibilidad para garantizar que el sistema sea equitativo. También es útil tener un sistema de calendario para rastrear cuándo y dónde está trabajando cada miembro del equipo. También debe comprometerse a capacitar a todos en estos estándares, desde aquellos que trabajan con un horario flexible, hasta los que los supervisan y todos los demás compañeros de trabajo. La educación y la capacitación ayudarán a su equipo a evitar el “estigma flexible”, en el que los empleados están en desventaja o se consideran menos comprometidos debido a su flexibilidad.

Mito # 2: Pérdida de cultura

Si bien es posible que no vea a todos los empleados todos los días, y es posible que no pueda almorzar con la gente todos los días, la cultura no tiene por qué sufrir con una iniciativa de trabajo flexible. Sin embargo, es fundamental que los equipos se reúnan en persona o por videoconferencia de forma regular. En Alliance, recomendamos que las empresas y firmas definan primero qué significa la cultura para su organización individual y luego determinen cómo pueden mantener esta cultura en un entorno híbrido o virtual.

Muchas organizaciones con las que hemos trabajado informaron que encontraron formas creativas de mantener la cultura durante meses de trabajo remoto durante la pandemia. Muchos miembros de la Alianza organizaron funciones sociales como clases de ejercicios virtuales, clases de cocina, horas felices y ejercicios de formación de equipos para mantener la comunidad. Además, es importante aprovechar los días en que todos están físicamente presentes para desarrollar relaciones, participar en eventos y pasar tiempo a solas con colegas.

Mito # 3: Pérdida de colaboración

Siempre que los equipos que trabajen con un horario flexible se comprometan a tener reuniones periódicas y una comunicación constante, la colaboración no se verá comprometida. Es importante que todos los miembros del equipo mantengan el contacto (incluso si está en línea), controlen todos los proyectos y respondan a los correos electrónicos y llamadas telefónicas. Siempre recomendamos que los equipos remotos también se reúnan en persona de vez en cuando para mantener relaciones y contactos personales. Para que la colaboración sea exitosa, los empleados remotos no deben estar sujetos a un estándar más alto que los que trabajan en la oficina. Además, la tecnología debe usarse para mejorar la colaboración. Por ejemplo, cuando las empresas están reuniendo equipos para sesiones de lluvia de ideas, las salas virtuales para grupos pequeños pueden facilitar la colaboración en grupos pequeños y ayudar a garantizar que se escuchen todas las voces.

Mito # 4: Pérdida de contribución

A menudo hemos escuchado a los líderes decir: “Si los empleados no están físicamente en sus escritorios en la oficina, ¿cómo sabremos que realmente están trabajando?” Pero con las interminables distracciones disponibles en las computadoras en estos días (desde compras en línea hasta Instagram, Facebook, etc.), realmente no sabe lo que hacen sus empleados en sus escritorios, incluso si están en la oficina. De hecho, podrían estar buscando un nuevo trabajo (¡que ofrezca flexibilidad!) Justo delante de sus ojos. Es importante comunicar claramente lo que se espera de cada individuo y confiar en que completarán el trabajo dentro del plazo previsto. Todos los empleados deben ser evaluados por la calidad de su trabajo y su capacidad para cumplir con objetivos de desempeño claramente definidos, más que por el tiempo que pasan en la oficina.

Mito # 5: Pérdida de conexión

La tecnología ahora permite que las personas se conecten en cualquier momento del día en casi cualquier lugar. Las reuniones se pueden realizar a través de una gran variedad de aplicaciones de videoconferencia. Además, las aplicaciones para compartir calendarios pueden ayudar a coordinar los horarios del equipo y ayudar a conocer la disponibilidad de los miembros del equipo. Incluso los eventos de networking ahora se pueden realizar virtualmente. Por ejemplo, uno de los miembros de nuestro equipo creó un sistema para programar charlas de café virtuales informales entre socios y asociados para mantener las oportunidades de establecer contactos y asesorar durante la pandemia.

Es importante saber qué prefieren sus empleados y partes interesadas en términos de conexión en persona, híbrida o solo virtual. En una encuesta reciente realizada por BNI de más de 2,300 personas de todo el mundo, la organización de redes preguntó a los participantes si les gustaría que sus reuniones fueran: 1) solo en persona, 2) solo en línea, o 3) una combinación de en línea y en persona reuniones. Un tercio de los participantes encuestados dijeron que querían volver por completo a las reuniones en persona. Sin embargo, el 16% quería quedarse solo con las reuniones en línea, y casi el 51% de los encuestados estaba a favor de una combinación de reuniones tanto en persona como en línea. Esta es una transición sustancial de la práctica organizacional antes de la pandemia, con dos tercios completos de la organización diciendo que preferirían que algún aspecto de las reuniones en línea sea la norma en el futuro.

Una encuesta reciente de Outlook Pulse para directores ejecutivos de KPMG en 2021 encontró que casi la mitad de los directores ejecutivos de las principales corporaciones de todo el mundo no esperan volver a la “normalidad” este año. Quizás un lado positivo de la pandemia sea que los líderes corporativos han superado sus temores de las 5C y ahora comprenderán cómo la flexibilidad puede beneficiar sus esfuerzos de reclutamiento y retención, sin mencionar la productividad y la rentabilidad.