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Cómo mantener un flujo de trabajo eficiente en diferentes zonas horarias

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El trabajo remoto ha interrumpido el flujo de trabajo de muchos equipos. Aquí hay tres pasos para que su equipo vuelva a encarrilarse, incluso cuando se encuentran en diferentes zonas horarias.

Un flujo de trabajo saludable es un elemento esencial para el éxito de todo equipo profesional. Sin embargo, comienzan a surgir problemas cuando un director de proyecto tiene que orquestar un flujo constante dentro de un entorno virtual.

El cambio moderno a un modelo de trabajo pesado a distancia ha ejercido una nueva clase de presión sobre los equipos mientras se esfuerzan por mantenerse en la misma página. Los horarios flexibles y las diferentes zonas horarias pueden dificultar estar en el reloj al mismo tiempo, y mucho menos colaborar juntos.

A continuación, presentamos algunas sugerencias de formas simples pero efectivas de superar esos dolores de crecimiento y conciliar el flujo de trabajo de su equipo.

1. Cree agendas claras

Las agendas de las reuniones no son un paso superficial de una reunión profesional. Son una forma de arte que, cuando se hace bien, puede revolucionar la productividad de una reunión. Las agendas proporcionan un propósito, establecen expectativas, empoderan a las personas y mejoran el enfoque.

Una buena agenda de reuniones debe incluir los temas que se tratan, así como los puntos de acción, los puntos de conversación y otras actividades. Estos deben describirse, con cada tarea asignada y los objetivos de cumplimiento establecidos de manera inequívoca.

El organizador de la reunión es el propietario de la agenda, pero es absolutamente fundamental proporcionar la agenda a todo el equipo antes de la reunión. Al hacer esto, se asegura de que, siempre que su equipo se reúna por unos momentos, todos vengan preparados e informados.

2. Adopte las reuniones asincrónicas

Cuando piensa en una reunión, evoca imágenes de empleados bien vestidos reunidos alrededor de mesas de conferencias en el mismo espacio. Es hora de desechar esa idea.

En su lugar, intente utilizar un enfoque de reunión asincrónico. Este es un tipo de reunión donde la comunicación no ocurre en tiempo real y tampoco requiere una respuesta inmediata. Al enviar un video pregrabado de la reunión, permite que las reuniones se lleven a cabo sin la necesidad de alinear los horarios.

Una reunión asincrónica puede ser tan simple como un intercambio de correo electrónico o una comunicación a través de alguna otra aplicación de mensajería que no requiera asistencia en tiempo real. Sin embargo, eso no significa que deje que la conversación se vuelva loca.

Para celebrar una reunión asincrónica real, debe proporcionar una sensación de estructura. Los organizadores de reuniones deben seleccionar un número limitado de participantes y crear una agenda con un propósito claro. A medida que la reunión “se lleva a cabo”, también deben establecer plazos claros, invocar respuestas y, en general, supervisar el progreso del evento.

3. Configure un flujo de trabajo centralizado y basado en la nube

Es fácil atacar las ineficiencias de las reuniones, especialmente en un formato en línea. Sin embargo, la verdad es que las reuniones ofrecen una sensación de estructura y un impulso de avance para un equipo.

Una de las mejores formas de mantener este progreso con una fuerza laboral de varias zonas horarias es configurando un espacio de flujo de trabajo centralizado y basado en la nube para las actividades de su equipo. No se trata solo de hacer referencia a una solución de almacenamiento de datos en la nube como Google Drive o DropBox. Puede requerir una aplicación de flujo de trabajo en toda regla.

Una buena aplicación de flujo de trabajo no solo ofrece acceso universal a la información crítica del equipo. También ayuda a guiar a su equipo a través de sus actividades a través de cosas como establecer fechas límite y asignar responsabilidades. Además proporciona un espacio central y organizado donde su equipo puede cargar documentación compartida desde varias aplicaciones de terceros.

El mundo del trabajo remoto tiene una gran cantidad de beneficios. Pero eso no cambia el hecho de que se ha convertido en una llave inglesa en el factor de flujo de trabajo para muchas empresas.

La buena noticia es que existen alternativas que pueden mejorar el problema. Si está dispuesto a adoptar cosas como agendas claras, reuniones asincrónicas y aplicaciones de flujo de trabajo, puede eliminar la mayor parte de la necesidad de reuniones periódicas y no perder un ápice de productividad en el proceso.

Fuente: inc.com

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