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Cómo proteger a su equipo de las prisas de última hora

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¿Puede poner su pie firme y rechazar trabajos urgentes innecesarios?

La columnista de Inc.com, Alison Green, responde preguntas sobre problemas de gestión y del lugar de trabajo, desde cómo tratar con un jefe de microgestión hasta cómo hablar con alguien de su equipo sobre el olor corporal.

Un lector pregunta:

Soy un nuevo gerente que dirige un equipo de 12 empleados y tengo un problema con los otros grupos con los que trabajamos.

Los otros grupos han desarrollado el hábito de no incluir a mi equipo en el trabajo a realizar, luego dejarlo sobre nosotros y exigir que se haga lo antes posible.

No me importa que surja un elemento inesperado ocasional, pero he encontrado un par de temas recurrentes: o los plazos informados son varias semanas antes de que nuestra parte sea realmente necesaria, o el trabajo que necesitan de nosotros se conoce desde hace varias semanas de antemano, pero no se nos notifica hasta la undécima hora. Además, una gran parte de este trabajo se anuncia de manera informal (agarrando a mis empleados en el pasillo o llamándolos a sus teléfonos celulares y diciéndoles que se vayan a hacer cosas) en lugar de ingresar en el sistema de emisión de boletos para que pueda ser priorizado, programado y documentado para fines de facturación. Esto ha provocado que no cumplamos los plazos de las tareas importantes porque estamos luchando por completar el trabajo que no será necesario durante un mes. El tiempo extra para llevar a cabo algunas de estas tareas con muy poca antelación está acabando con la moral de mi grupo,

Para hacer todo correctamente y a tiempo, necesito una advertencia anticipada cuando sea posible, junto con plazos precisos para poder tener el personal y los materiales disponibles para manejarlo. Sin embargo, cuanto más explico esto, más parece que los gerentes de los otros grupos se clavan y tratan de eludir nuestros canales adecuados.

¿Estoy siendo irrazonable? Y estaría fuera de lugar explicarles tanto a mis empleados como a los otros gerentes que mis empleados me informan, ya no deben asumir ninguna tarea nueva sin mi aprobación, y si esas solicitudes no tienen una fecha límite realista, entonces ¿No puedo prometer que se hará a tiempo porque mi gente ya está programada para otros trabajos?

Green responde:

No, no estás siendo irracional. O más bien, no está siendo irrazonable si está trabajando en un entorno que permite un aviso con más anticipación y no lo está recibiendo. No  son  contextos donde el tipo de aviso previo desea no es realista (por ejemplo, las campañas políticas, donde las cosas cambian en un centavo y parte del acuerdo está siendo capaz de rodar con eso), pero no suena como ese es el caso aquí.

La solución hacia la que se está inclinando, “comenzaremos a rechazar el trabajo que no siga nuestras pautas de envío”, es la solución que todos en su puesto quieren usar. ¡Y a veces puedes hacer eso! Pero otras veces no va a volar, porque significaría negarse a asumir un trabajo que es más importante para la organización que el cumplimiento de los sistemas. En teoría, suena lógico decir “rechazaremos todo lo que no pase por los canales adecuados y con aviso previo”, pero en muchos lugares de trabajo, eso saldría muy mal la primera vez que intentara rechazar un proyecto de alta prioridad.

Eso no significa que algo así no sea la solución, todavía podría serlo. Pero primero haría lo siguiente:

1. Hable con los gerentes cuyos grupos están causando este problema regularmente y averigüe qué está pasando desde su perspectiva. Dijiste que se habían estado esforzando mucho cuando hablaste con ellos en el pasado. Esta vez, ve desde un ángulo diferente. No hagas la reunión para lograr que cumplan; simplemente establezca su objetivo para comprender mejor lo que está sucediendo de su lado y por qué se resisten a sus solicitudes. Puede aprender algo que le ayude a ajustar los procesos de su lado o presentarlos de manera diferente. Es posible que descubra que hay una solución completamente diferente; por ejemplo, tal vez sería útil consultar con ellos semanalmente para averiguar qué está ocurriendo en lugar de esperar a que se lo digan semanas después. O tal vez pueda crear paquetes de plantillas para el tipo de cosas que necesitan con regularidad, de modo que sea más fácil personalizarlos rápidamente cuando reciba una solicitud de último minuto. O quién sabe, tal vez nada. Pero habla con ellos y verás.

2. Habla con tu propio personal. Si bien no puede controlar lo que hacen otros departamentos, puede dejarle en claro a su propio personal que si alguien intenta darles trabajo agarrándolo en el pasillo o sin pasar por usted, debe dirigir a esa persona hacia usted. Dígales que tienen que decir: “Necesitarías repasar eso con Jane” y ceñirte a ello. O si no se atreven a decir eso (lo cual sería comprensible si la persona que solicita el trabajo es, por ejemplo, el director ejecutivo), entonces deben acudir directamente a usted y hacerle un bucle.

3. Si los números 1 y 2 no hacen un gran impacto, entonces es hora de hablar con su propio jefe sobre lo que está sucediendo y el impacto que está teniendo en el trabajo, el presupuesto y la capacidad de priorizar de su personal. Haga flotar la idea que ha sugerido aquí, tener un sistema más rígido y hacer que la gente lo siga, y pídale su opinión al respecto. Si ella te dice que está bien, debes asegurarte de que sea realmente va a estar bien en la práctica, así que diga algo como: “Solo para estar seguro, eso significaría que si Lucinda nos traía un proyecto como el correo de último minuto de la semana pasada del que sabía desde hace semanas, le diríamos que no podía garantizar que cumpliéramos con su fecha límite, y realmente podríamos terminar perdiéndola porque no le pediría a la gente que trabajara durante el fin de semana para hacerlo. ¿Está realmente bien hacer eso? “La razón para probarlo de esta manera es porque a veces el uso de ejemplos concretos hará que su gerente se dé cuenta de que no es realista en la práctica, y es mucho mejor descubrirlo ahora que verse debilitado más tarde. O bien, podría ayudar a descubrir que en general estará bien hacer eso, pero no en las situaciones X, Y y Z, y eso.

Sin embargo, en última instancia, para resolver esto realmente, lo más útil es tener a alguien de alto nivel de su lado. Si tiene un director de operaciones u otro gerente de alto nivel (alguien con autoridad sobre los gerentes que están haciendo esto) que está dispuesto a decir “esto es ineficiente, cuesta dinero extra, arruina el flujo de trabajo de formas que nos interesan y no debería ser “y ella está dispuesta a decirle a los culpables que lo eliminen, es probable que usted pueda detenerlo por completo.

Fuente: inc.com

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