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Un sistema de 5 pasos para crear equipos remotos altamente productivos

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Los equipos remotos deben operar en sistemas y procesos bien definidos para trabajar de manera más inteligente en lugar de trabajar más duro.

Por Colin McGuire, director ejecutivo de  Boomn, una cartera de comercio electrónico que hace crecer empresas directas al consumidor mediante incubación, adquisición y asociaciones estratégicas.

 

Tener reuniones y colaboración en la oficina en persona es, en mi opinión, una de las formas más poderosas y eficientes en que una empresa puede ser productiva. Las experiencias en persona ayudan a forjar relaciones sólidas y a crear una cultura empresarial sólida y fundamental. Trabajando de forma remota y unir vídeo programadas conferencias telefónicas elimina la mayor parte de la charla y el intercambio de historias personales. También es mucho más difícil colaborar en proyectos cuando no estás en la misma habitación u oficina. Esa emoción en persona a menudo puede desinflarse con las llamadas de videoconferencia de rutina. 

 

Mantener o crear una cultura sólida y construir una empresa remota altamente productiva requiere una consideración muy cuidadosa. Mi empresa ha sido completamente remota desde 2017 y hemos construido un sistema que creo que nos permite prosperar.

 

Aquí están las cinco partes fundamentales para construir un equipo remoto altamente productivo.

 

1. Elimine la abrumadora bandeja de entrada de correo electrónico

 

Las comunicaciones internas y externas se entremezclan de manera confusa en las bandejas de entrada de correo electrónico y pueden ralentizar a los equipos. Para combatir esto, utilice un software de chat interno, como Slack o Discord, para organizar y segmentar las comunicaciones internas de los empleados. El correo electrónico es excelente, pero los equipos altamente eficientes funcionan mejor con procedimientos optimizados que se obtienen fácilmente en los chats internos de la empresa. El intercambio de archivos y la organización de hilos en un chat interno es más fácil y menos abrumador que ordenar a través de una bandeja de entrada de correo electrónico a veces desordenada.

 

Además, los chats internos ayudan a crear esa pequeña charla en persona que normalmente tendría en la cocina de la oficina o en el almuerzo. Permite a las personas chatear en hilos personales y compartir ideas más pequeñas y breves. También recomiendo animar a los miembros del equipo a que se llamen entre sí utilizando el servicio de chat cuando sea necesario.

2. Implementar un sistema de intercambio de archivos altamente organizado

 

Mi empresa usa Google Drive para almacenar y compartir archivos y no podría ser más fácil, pero hay opciones casi infinitas como Dropbox, Sync o OneDrive que logran los mismos objetivos.

 

El aspecto más importante del sistema de intercambio de archivos son las convenciones de nomenclatura y las estructuras de carpetas. La creación de procedimientos operativos estándar (SOP) con convenciones de nomenclatura y estructuras de carpetas permitirá que todos los miembros del equipo carguen y descarguen archivos de manera efectiva con una fricción mínima. El objetivo principal es que los miembros del equipo carguen o encuentren archivos sin necesidad de preguntarle a otra persona dónde está o cómo hacerlo.

 

3. Utilice el mismo software de gestión de proyectos en toda la empresa

 

Este es el fundamental para la eficiencia del trabajo remoto. Tener un flujo de trabajo sistematizado para los miembros de su equipo permitirá que su equipo trabaje y colabore de la manera más eficiente posible. El software de gestión de proyectos permitirá a su equipo delegar, colaborar y comunicarse en proyectos con facilidad. Proporciona tareas claras, subtareas, uso compartido de archivos y contexto para cada proyecto. Mi empresa estaría sumida en el caos sin el uso de plataformas de software como Asana, Teamwork o Trello.

 

4. Estandarizar los controles de liderazgo

 

Del mismo modo, también es importante comunicar la visión y los objetivos de la empresa con regularidad. Su equipo está en casa, en su mayoría aislado en su oficina y se mantienen conversaciones personales mínimas entre compañeros de trabajo. No escuchan cosas emocionantes de pasada en la oficina o en el almuerzo.

 

El liderazgo en la empresa debe tener reuniones periódicas de la empresa o del equipo para celebrar las victorias, reconocer a las personas del equipo y, lo más importante, compartir una visión y objetivos interesantes. La gente quiere trabajar en equipos y para empresas que sean emocionantes y donde se sientan reconocidas. Trabajar de forma remota elimina esto y es necesario para crear una cultura empresarial sólida.

 

5. Organice reuniones regulares en persona que no estén relacionadas con el trabajo

 

Al final del día, las empresas excelentes y altamente productivas tienen equipos sólidos y los equipos sólidos se basan en relaciones sólidas. Asegúrese de tener reuniones regionales más pequeñas o una reunión anual grande para que todos se reúnan y creen vínculos personales entre ellos. Las personas se agotan y se estresan a menudo por su trabajo, por lo que es bueno tener amigos y relaciones personales en el equipo para que sigan adelante. El acto de reunir a su gente para construir relaciones tiene un alto retorno de la inversión (ROI).

 

Después de administrar y liderar un grupo completamente remoto de más de 30 empleados en ocho equipos diferentes, he tenido algunas realizaciones muy claras. Los equipos remotos operan en sistemas y procesos bien definidos para trabajar de manera más inteligente en lugar de trabajar más duro. Los procesos optimizados y la eficiencia de la colaboración suelen ser las claves de la productividad, pero son las relaciones realmente personales las que liberan el verdadero potencial de sus empleados remotos.

 

Fuente: inc.com

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